HERRAMIENTAS
Existen una gran variedad de herramientas que nos permiten lograr el desarrollo de un plan estratégico y sus diversos procesos, cada una de estas se caracteriza por su enfoque y en muchos casos se complementan. Pueden servir de base para estimular a la organización en el desarrollo de nuevos métodos y estructurar un plan único en el que toda la organización logre sus objetivos, sean estos estratégicos, tácticos u operativos.
La dinámica de desarrollo en la mayoría de las herramientas puede ser muy variada y depende de la forma de trabajo o cultura en la organización. Es importante que al desarrollar la mayoría de las herramientas y al destacar los diferentes elementos que la componen, ya sean estos a favor o en contra, siempre nos situemos en el nivel requerido del propio análisis, esto es, si el análisis es a nivel negocio se deben establecer los pros o contra en ese nivel, evitando caer en el error de temas internos muy específicos, esto lo deberemos de tomar en cuenta para la mayoría de las herramientas.
En nuestros procesos hemos considerado 25 como una base para trabajar de manera conjunta con la organización, así como sus métodos de desarrollo que permitan el logro de los objetivos empresariales, aquí establecemos cinco ejemplos de estos.
MAPA ESTRATÉGICO
El Mapa Estratégico es una herramienta que apoya la integración, organización, priorización de los proyectos y las operaciones de acuerdo a las necesidades o requerimientos que se integran a un Plan Estratégico, para su correcto desarrollo se deben de involucrar diferentes elementos o herramientas que facilitarán su llenado y se cuente con una base sólida de soporte.
Su planeación cuenta con tres dimensiones, cada una de estas se desarrolla en un nivel diferente de la organización, pero deben de estar fuertemente vinculados, con el objeto que el camino trazado sea claro para todos los miembros, para que se pueda evaluar, rediseñar y mejorar en el tiempo.
S.M.A.R.T. +
Consideramos que es una de las herramientas más utilizada, no solamente para los objetivos en el nivel estratégico, también en el táctico y operativo, esto se da porque es un método con una estructura clara y sencilla, lo que permite crear una relación entre estos al establecer métricas y crear confianza.
Al lograr los objetivos con esta metodología, se promueve la planeación en el negocio, permitiendo ser más transparente con los involucrados, esto también permite establecer un panorama más sólido en su plan global, es importante contar con medios francos de comunicación estandarizados para toda la organización lo cual promoverá el involucramiento en los empleados, su motivación y la rentabilidad en el negocio.
En nuestra metodología hemos añadido un componente adicional, en el que al determinar de manera clara e imparcial el objetivo, canalizamos esta a la acción principal para lograrlo, de aquí la generación de ideas de proyectos específicos para lograr los fines planteados.
BPM - Gestión Procesos Negocio
Se estructura tanto de metodologías como el uso de tecnología que busca mejorar la eficacia (lograr las metas establecidas) y su eficiencia (lograr las metas con el menor uso de recursos posibles), con lo que se refleja una mejora en los diversos procesos de la organización. Indaga entre otros beneficios para reestructurar las funciones de tal forma que exista una horizontalidad en la organización, es decir no tener silos “aislados o separados” que no interactúan entre ellos, por el contrario, debe prevalecer la comunicación, información y el valor en cada una de las actividades que se realizan dentro de la organización y el empleo de los recursos involucrados -personas, procesos, tecnología, infraestructura -.
La gestión de procesos, al igual que muchas de las herramientas no son actividades que se dan una sola vez, por el contrario, son procesos que deben de buscar la mejora continua, para lograrlo deben prevalecer sus diferentes etapas que van desde el diseño hasta su optimización, de igual forma si esperamos que prevalezcan, se deben evaluar, comunicar y retroalimentar en todos sus niveles.
MATRIZ DE MADUREZ
Esta herramienta se desarrolló con el objeto de determinar en qué “momento” se encuentra la organización respecto a su operación, a sus procesos, al nivel de implementación con el que cuentan respecto a sus objetivos, su grado documental, los indicadores de desempeño, el nivel de simplificación y grado de innovación, su cumplimiento legal, el nivel de satisfacción del cliente y sobre todo el grado de cumplimiento interno que tiene el área evaluada respecto al Plan Estratégico y otras áreas del negocio.
Aun cuando la herramienta en sus inicios fue desarrollada para la evaluación de áreas tecnológicas, es posible utilizarla en otras áreas (operaciones, comerciales, financieras/contables, desarrollo organizacional, compras, principalmente), pero se necesitará una evaluación interna más profunda de su operación, con el objeto de adecuar los cuadrantes y el detalle de sus preguntas para obtener un resultado más asertivo y se pueda alinear al plan estratégico global.
ANÁLISIS DE RIESGOS
Nos basamos en una sola estructura para esta herramienta, en la que se puedan evaluar procesos, servicios o proyectos, existen una gran variedad de análisis de riesgos, estos pueden estar enfocados a la seguridad, a proyectos, de la empresa, procesos, entre otros. En su desarrollo se busca detectar el origen de posibles amenazas o eventos, su frecuencia y los resultados o consecuencias que estos tendrían reflejados en daños, que pueden estar representados en costos, pérdida de mercado, reputación, al personal, operación, entre muchos otros.
Partimos de una estructura básica que permita medir el riesgo, en todos los casos se tienen diferentes componentes que van desde el organizacional, operativo, técnico, recursos financieros, tecnológicos, proveedores, entre otros, esto dependerá de la información que se obtenga en las reuniones previas con los involucrados clave, es importante al igual que otras herramientas incluidas en nuestro "Book", contar con diferentes perspectivas que ayuden a su construcción previa, nos ayudamos de la documentación que se tenga en la organización ya estructurada.